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Hospital Authority of Valdosta and Lowndes County, Georgia Notice of Privacy

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Your Information. Your Rights. Our Responsibilities.

This notice describes how medical information about you may be used and disclosed and how you can get access to this information. Please review it carefully.

This notice describes this facility’s practices and that of: all physicians and health care practitioners who have clinical privileges; any health care practitioner authorized to enter information into your medical record; all departments, units or clinics of this facility, whether located on the hospital campus or at other locations; any member of a volunteer group we allow to help you while you are in this facility; all employees, staff and other facility personnel. All these persons, entities, sites and locations may share medical information with each other for treatment, payment or operations as described in this notice.

Your Rights:

Get a copy of this privacy notice

You can ask for a paper copy of this notice at any time, even if you have agreed to receive the notice electronically. We will provide you with a paper copy promptly.

When it comes to your health information, you have certain rights.

This section explains your rights and some of our responsibilities to help you.

Request confidential communications

  • You can ask us to contact you in a specific way (for example, home or office phone) or to send mail to a different address. We will say “yes” to all reasonable requests.

Choose someone to act for you

  • If you have given someone medical power of attorney or if someone is your legal guardian, that person can exercise your rights and make choices about your health information.
  • We will make sure the person has this authority and can act for you before we take any action.

Ask us to limit what we use or share

  • You can ask us not to use or share certain health information for treatment, payment, or our operations. We are not required to agree to your request, and we may say “no” if it would affect your care.
  • If you pay for a service or health care item out-of-pocket in full, you can ask us not to share that information for the purpose of payment or our operations with your health insurer. We will say “yes” unless a law requires us to share that information.
  • You can opt out of participation in health information exchanges (HIEs). If you choose to opt out and not participate in HIEs, your health information will not be shared among health care providers through an HIE, but your providers will continue to share information through previously established methods such as phone, fax, mail or through an electronic medical record.

Get an electronic or paper copy of your medical record

  • You can ask to see or get an electronic or paper copy of your medical record and other health information we have about you. Ask us how to do this.
  • We will provide a copy or a summary of your health information, usually within 30 days of your request. We may charge a reasonable, cost-based fee.

Ask us to correct your medical record

  • You can ask us to correct health information about you that you think is incorrect or incomplete. Ask us how to do this.
  • We may say “no” to your request, but we’ll tell you why in writing, usually within 60 days.

Get a list of those with whom we’ve shared information

  • You can ask for a list (accounting) of the times we’ve shared your health information for six years prior to the date you ask, who we shared it with, and why.
  • We will include all the disclosures except for those about treatment, payment, and health care operations, and certain other disclosures (such as any you asked us to make). We’ll provide one accounting a year for free but will charge a reasonable, cost-based fee if you ask for another one within 12 months.

File a complaint if you feel your rights are violated

  • You can complain if you feel we have violated your rights by contacting the HIPAA Privacy Officer at (229) 433-6999 or submitting a written complaint to privacy.officer@sgmc.org.
  • You can file a complaint with the U.S. Department of Health and Human Services Office for Civil Rights by sending a letter to 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, calling 1-877-696-6775, or visiting hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/.
  • We will not retaliate against you for filing a complaint.

Your Choices:

For certain health information, you can tell us your choices about what we share. If you have a clear preference for how we share your information in the situations described below, talk to us. Tell us what you want us to do, and we will follow your instructions.

Unless you tell us otherwise:

  • We may share information with your family, close friends, or others involved in your care or payment for your care;
  • In the event of a disaster, we may share information in a disaster relief organization;
  • We may include your information in a hospital directory.

If you are not able to tell us your preference, for example if you are unconscious, we may go ahead and share your information if we believe it is in your best interest. We may also share your information when needed to lessen a serious and imminent threat to health or safety.

In these cases we never share your information unless you give us written permission:

  • Marketing purposes
  • Sale of your information
  • Most sharing of psychotherapy notes

In the case of fundraising:

  • We may contact you for fundraising efforts, but you can tell

us not to contact you again.

Our Uses and Disclosures:

How do we typically use or share your health information?

We typically use or share your health information in the following ways.

Treat you

We can use your health information and share it with other professionals who are treating you.
Example: A doctor treating you for an injury asks another doctor about your overall health condition.

Run our organization

We can use and share your health information to run our facility, improve your care, and contact you when necessary.
Example: We use health information about you to manage your treatment and services.

Bill for your services

We can use and share your health information to bill and get payment from health plans or other entities.
Example: We give information about you to your health insurance plan so it will pay for your services.

How else can we use or share your health information?

We are allowed or required to share your information in other ways – usually in ways that contribute to the public good, such as public health and research. We have to meet many conditions in the law before we can share your information for these purposes. For more information see: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/ understanding/consumers/index.html.

Help with public health and safety issues

We can share health information about you for certain situations such as:

  • Preventing disease
  • Helping with product recalls
  • Reporting adverse reactions to medications
  • Reporting suspected abuse, neglect, or domestic violence
  • Preventing or reducing a serious threat to anyone’s health or safety
  • Sharing immunization records with educational institutions
  • Evaluating workplace injuries or illnesses

Do research

We can use or share your information for health research.

Comply with the law

We will share information about you if state or federal laws require it, including with the Department of Health and Human Services if it wants to see that we’re complying with federal privacy law.

Respond to organ and tissue donation requests

We can share health information about you with organ procurement organizations. Work with a medical examiner or funeral director.

We can share health information with a coroner, medical examiner, or funeral director when an individual dies.

Address workers’ compensation, law enforcement, and other government requests

We can use or share health information about you:

  • For workers’ compensation claims
  • For law enforcement purposes or with a law enforcement official
  • With health oversight agencies for activities authorized by law
  • For special government functions such as military, national

security, and presidential protective services

Respond to lawsuits and legal actions

We can share health information about you in response to a court or administrative order, or in response to a subpoena.

Health Information Exchanges (HIEs). We participate in health care exchanges that may make your health information available to other providers, health plans and health care clearinghouses for treatment or payment purposes. HIEs allow health care providers to share and receive information about patients. However, participation in the health information exchange is voluntary and you have the right to opt out. Please see the Ask us to limit what we use or share section above.

Our Responsibilities:

  • We are required by law to maintain the privacy and security of your protected health information.
  • We will let you know promptly if a breach occurs that may have compromised the privacy or security of your information.
  • We must follow the duties and privacy practices described in this notice and give you a copy of it.
  • We will not use or share your information other than as described here unless you tell us we can in writing.

If you tell us we can, you may change your mind at any time. Let us know in writing if you change your mind.

For more information, you may contact our HIPAA Privacy Officer at (229) 433-6999 or email privacy.officer@sgmc.org or you may visit www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html.

Changes to the Terms of this Notice

We can change the terms of this notice, and the changes will apply to all information we have about you. The new notice will be available upon request, in our facilities, and on our web site.

Other Terms

  • Effective Date of this Notice: September 23, 2013.
  • his facility and the physicians and other health care providers who have clinical privileges/functions at this facility work together in an organized health care arrangement to provide medical services to you when you are a patient of this facility.
  • This facility and such physicians and other health care providers will share medical information that they collect from you at this facility as necessary to carry out treatment, payment, healthcare operations relating to the provision of care to patients at this facility.

You may Contact the HIPAA Privacy Officer, (229) 433-6999, privacy.officer@sgmc.org.

Su información. Sus derechos. Nuestras responsabilidades.

Este aviso describe la forma en la que se puede utilizar y dar a conocer su información médica y cómo puede usted mismo tener acceso a esta información. Por favor, revíselo con cuidado.

Este aviso describe las prácticas de este centro y las de: todos los médicos y proveedores de atención médica que tienen privilegios médicos; cualquier proveedor de atención médica autorizado a introducir información en su historial médico; todos los departamentos, unidades o clínicas de este centro, ya sea que estén ubicados en el recinto del hospital o en otras ubicaciones; cualquier miembro de un grupo de voluntarios a los que permitamos ayudarlo a usted mientras esté en este centro; todos los empleados, personal contratado y otro personal del centro. Todas estas personas, entidades, lugares y ubicaciones pueden compartir información médica entre sí para tratamiento, pago u operaciones descritas en este aviso.

Sus derechos:

Obtener una copia de este aviso de privacidad

Puede pedir una copia impresa de este aviso en cualquier momento, incluso aunque haya aceptado recibirlo electrónicamente. Le proporcionaremos una copia impresa rápidamente.

En lo que se refiere a su información médica, tiene ciertos derechos.

Esta sección explica sus derechos y algunas de nuestras responsabilidades para ayudarlo.

Solicitar comunicaciones confidenciales

  • Puede pedirnos que contactemos con usted de una forma específica (por ejemplo, al teléfono de su casa o del trabajo) o que le enviemos en correo a una dirección diferente. Diremos que “sí” a todas sus solicitudes, siempre y cuando sean razonables.

Elegir a alguien que actúe en su nombre

  •  Si ha otorgado a alguien poderes médicos o si alguien es su representante legal, esa persona puede ejercer sus derechos y tomar decisiones sobre su información médica.
  •  Nos aseguraremos de que esa persona tenga esta autoridad y pueda actuar en su nombre antes de que tonemos cualquier medida.

Pedirnos que limitemos lo que usamos o compartimos

  •  Puede pedirnos que no usemos o compartamos cierta información médica para tratamiento, pago o nuestras operaciones. No estamos obligados a aceptar su solicitud y podemos decir que “no” si ello afecta a su atención.
  •  Si paga por un servicio o un elemento de atención médica personalmente en su totalidad, puede pedirnos que no compartamos esa información con propósitos de pago o nuestras operaciones con su aseguradora médica. Diremos que “si” a menos que una ley nos exija que compartamos esa información.
  • Intercambios de Información de Salud (HIE). Participamos en intercambios de atención médica que pueden poner su información de salud a disposición de otros proveedores, planes de salud y centros de compensación de atención médica para propósitos de tratamiento o pago. Los HIEs permiten a los proveedores de salud compartir y recibir información sobre los pacientes. Sin embargo, la participación en el intercambio de información de salud es voluntaria y usted tiene el derecho de optar por no participar. Por favor, consulte la sección Pregúntenos para limitar lo que usamos o compartimos.

Obtener una copia electrónica o impresa de su historial médico

  • Puede pedir ver u obtener una copia electrónica o impresa de su historial médico y otra información médica que tengamos acerca de usted. Pregúntenos cómo hacerlo.
  • Le proporcionaremos una copia o un resumen de su información médica, normalmente en un plazo de 30 días desde su solicitud. Podremos cobrar una tarifa razonable basada en los costos.

Pedirnos que corrijamos su historial médico

  •  Puede pedirnos que corrijamos información médica acerca de usted que crea que está equivocada o incompleta. Pregúntenos cómo hacerlo.
  •  Podremos decir que “no” a su solicitud, pero le comunicaremos los motivos por escrito, normalmente en un plazo de 60 días.

Obtener una lista de con quién hemos compartido información

  •  Puede pedir una lista (un informe) de las veces que hemos compartido su información médica en los últimos seis años desde la fecha en que lo pida, con quién la hemos compartido y por qué.
  •  Incluiremos todas las divulgaciones excepto las que sean para tratamiento, pago y operaciones de atención médica, y algunas otras divulgaciones (como las que usted nos pida que realicemos). Proporcionaremos un informe al año gratuitamente, pero cobraremos una tarifa razonable basada en costos si pide otro antes de que transcurran 12 meses.

Presentar un reclamo si cree que se han vulnerado sus derechos

  • Puede reclamar si cree que hemos vulnerado sus derechos contactando con el Funcionario de privacidad de la HIPAA llamando al (229) 433-6999 o enviando un reclamo por escrito a privacy.officer@sgmc.org.
  • Puede presentar un reclamo ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento Federal de Salud y Servicios Humanos de EE. UU, enviando una carta a 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, llamando al 1-877-696-6775 o visitando www.hhs. gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/.
  • No tomaremos represalias contra usted por presentar un reclamo. Sus opciones:

Para cierta información médica, puede comunicarnos sus opciones sobre qué compartiremos. Si tiene una clara preferencia sobre cómo compartiremos su información en las situaciones que se describen más adelante, hable con nosotros. Díganos qué desea que hagamos y seguiremos sus instrucciones.

A menos que nos diga lo contrario:

  •  Podremos compartir información con sus familiares, amigos íntimos u otros implicados en su atención o en el pago de su atención.
  •  En caso de desastre, podremos compartir información con una organización para ayuda en caso de desastres.
  •  Podremos incluir su información en un directorio del hospital.

Si no consigue comunicarnos sus preferencias; por ejemplo, si está inconsciente, podremos proceder y compartir su información si creemos que es lo mejor para sus intereses. También podremos compartir su información cuando sea necesario para reducir una amenaza seria e inminente para la salud o la seguridad.

En estos casos, nunca compartiremos su información a menos que nos dé permiso por escrito:

  • Propósitos de marketing
  • Venta de su información
  • La mayoría de uso compartido de notas de psicoterapia

En lo relativo a la recaudación de fondos:

  • Podremos ponernos en contacto con usted con fines de recaudación de fondos, pero usted puede decirnos que no volvamos a hacerlo.

Nuestros usos y divulgaciones:

¿Cómo solemos usar o compartir su información médica?

Solemos usar o compartir su información médica de las formas siguientes.


Podremos usar su información médica y compartirla con otros profesionales que lo estén tratando.
Ejemplo: Un doctor que lo trate de una lesión le pregunta a otro médico sobre su condición general de salud.

Dirigir nuestra organización

Podremos usar y compartir su información médica para dirigir nuestro centro, mejorar su atención y contactar con usted cuando sea preciso.
Ejemplo: Usamos la información médica acerca de usted para gestionar su tratamiento y sus servicios.

Facturar sus servicios

Podremos usar y compartir su información médica para facturar y cobrar a planes médicos u otras entidades.
Ejemplo: Proporcionaremos información acerca de usted a su plan de seguro médico para que pague por los servicios que se le han prestado a usted.

¿De qué otras formas podremos usar o compartir su información médica?

Se nos permite o se nos exige que compartamos su información de otras formas (por lo general en formas que contribuyen al bien general, como salud pública e investigación). Debemos cumplir numerosas condiciones de la ley antes de poder compartir su información con estos propósitos. Para obtener más información, consulte: www.hhs.gov/ocr/privacy/ hipaa/understanding/consumers/index.html.

Ayudar en asuntos de salud y seguridad públicas

Podremos compartir información médica acerca de usted para ciertas situaciones como:

  • Evitar enfermedades
  • Ayudar con retiros de productos
  •  Reportar reacciones adversas a medicamentos
  •  Reportar sospecha de abuso, negligencia o violencia doméstica
  •  Prevenir o reducir una amenaza seria para la salud o la seguridad de cualquier persona
  •  Compartir registros de inmunización con instituciones educativas
  •  Evaluar lesiones o enfermedades laborales


Podremos usar o compartir su información para investigaciones médicas.

Cumplir con la ley

Compartiremos información acerca de usted si lo exigen las leyes estatales o federales, lo que incluye con el Departamento de Salud y Servicios Humanos si desea comprobar que cumplimos con la ley federal de privacidad.

Responder a solicitudes de donación de órganos y tejidos

Podremos compartir información médica acerca con organizaciones de búsqueda de órganos.

Trabajar con examinadores médicos o directores de funerarias

Podremos compartir información médica con un forense, un examinador médico o el director de una funeraria cuando una persona fallezca.

Atender solicitudes de compensación laboral, autoridades judiciales o policiales y otras solicitudes gubernamentales

Podremos usar o compartir información acerca de usted:

  • Para reclamos de compensación laboral
  • Con propósitos de cumplimiento de la ley o con una autoridad judicial o policial
  • Con agencias de supervisión de salud para actividades autorizadas por la ley
  • Para funciones gubernamentales especiales así como militares, de seguridad nacional y de servicios de protección presidencial

Responder a demandas y acciones legales

Podremos compartir información médica acerca de usted en respuesta a una orden judicial o administrativa o en respuesta a un citatorio.

Usted puede optar por no participar en intercambios de información de salud (HIE). Si opta por no participar en los Intercambios de Información de Salud, su información de salud no será compartida entre los proveedores de atención médica a través de un HIE, pero sus proveedores continuarán compartiendo información a través de métodos previamente establecidos tales como teléfono, fax, correo o A través de un registro médico electrónico.

Nuestras responsabilidades:

  •  La ley nos exigen que conservemos la privacidad y la seguridad de su información médica protegida.
  •  Si se produce alguna vulneración que pueda poner en riesgo la privacidad o la seguridad de su información, se lo comunicaremos rápidamente.
  •  Debemos seguir las obligaciones y las prácticas de privacidad de este aviso y proporcionarle a usted una copia del mismo.
  •  No usaremos ni compartiremos su información salvo en los casos aquí descritos a menos que nos comunique por escrito que podemos hacerlo. Si nos comunica que podemos hacerlo, podrá cambiar de opinión en cualquier momento. Si cambia de opinión, comuníquenoslo por escrito.

Para obtener más información, puede contactar con nuestro Funcionario de privacidad de HIPAA llamando al (229) 433-6999 o enviando un correo electrónico a privacy.officer@sgmc.org o puede visitar www.hhs.gov/ocr/ privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html.

Cambios de los términos de este aviso

Podremos cambiar los términos de este aviso y dichos cambios serán aplicables a toda la información que poseemos acerca de usted. El nuevo aviso estará disponible a petición, en nuestros centros y en nuestro sitio web.

Otros término

  • Fecha de entrada en vigor de este aviso: 23 de septiembre de 2013
  • Este centro, los médicos y otros proveedores de atención médica que tengan privilegios/funciones clínicos en este centro trabajan juntos en un plan de atención médica organizado para proporcionarle a usted servicios médicos cuando es paciente de este centro.
  • Este centro y estos médicos y proveedores de atención médica compartirán la información médica que recopilen de usted en este centro cuando sea necesario para llevar a cabo operaciones de tratamiento, pago y atención médica relacionadas con la provisión de atención a pacientes en este centro.

Puede contactar con el Funcionario de privacidad de la HIPAA llamando al (229) 433-6999 o enviando un correo electrónico a privacy.officer@sgmc.org.