Hospital Authority of Valdosta and Lowndes County, Georgia Notice of Privacy

Hospital Authority of Valdosta and Lowndes County, Georgia and South Georgia Medical Center, Inc. d/b/a SGMC Health

Notice of Privacy

Your Information. Your Rights. Our Responsibilities.

THIS NOTICE DESCRIBES

HOW HEALTH INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED
YOUR RIGHTS WITH RESPECT TO YOUR HEALTH INFORMATION
HOW TO FILE A COMPLAINT CONCERNING A VIOLATION OF THE PRIVACY OR SECURITY OF YOUR HEALTH INFORMATION, OR OF YOUR RIGHTS CONCERNING YOUR INFORMATION
YOU HAVE A RIGHT TO A COPY OF THIS NOTICE (IN PAPER OR ELECTRONIC FORM) AND TO DISCUSS IT WITH THE PRIVACY OFFICER AT (229) 433-6999, or privacy.officer@sgmc.org IF YOU HAVE ANY QUESTIONS.

PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.

This notice describes this facility’s practices and that of: all physicians and health care practitioners who have clinical privileges; any health care practitioner authorized to enter information into your medical record; all departments, units or clinics of this facility, whether located on the

hospital campus or at other locations; any member of a volunteer group we allow to help you while you are in this facility; all employees, staff and other facility personnel. All these persons, entities, sites and locations may share medical information with each other for treatment, payment or operations as described in this notice.

Your Rights:

Get a copy of this privacy notice

You can ask for a paper copy of this notice at any time, even if you have agreed to receive the notice electronically. We will provide you with a paper copy promptly.

When it comes to your health information, you have certain rights. This section explains your rights and some of our responsibilities to help you.

Request confidential communications

You can ask us to contact you in a specific way (for example, home or office phone) or to send mail to a different address. We will say “yes” to all reasonable requests.

Choose someone to act for you

If you have given someone medical power of attorney or if someone is your legal guardian, that person can exercise your rights and make choices about your health information.
We will make sure the person has this authority and can act for you before we take any action.

Ask us to limit what we use or share

You can ask us not to use or share certain health information for treatment, payment, or our operations. We are not required to agree to your request, and we may say “no” if it would affect your care.
If you pay for a service or health care item out-of-pocket in full, you can ask us not to share that information for the purpose of payment or our operations with your health insurer. We will say “yes” unless a law requires us to share that information.
You can opt out of participation in health information exchanges (HIEs). If you choose to opt out and not participate in HIEs, your health information will not be shared among health care providers through an HIE, but your providers will continue to share information through previously established methods such as phone, fax, mail or through an electronic medical record.

Get an electronic or paper copy of your medical record

You can ask to see or get an electronic or paper copy of your medical record and other health information we have about you. Ask us how to do this.
We will provide a copy or a summary of your health information, usually within 30 days of your request. We may charge a reasonable, cost-based fee.

Ask us to correct your medical record

You can ask us to correct health information about you that you think is incorrect or incomplete. Ask us how to do this.
We may say “no” to your request, but we’ll tell you why in writing, usually within 60 days.

Get a list of those with whom we’ve shared information

You can ask for a list (accounting) of the times we’ve shared your health information for six years prior to the date you ask, who we shared it with, and why.
We will include all the disclosures except for those about treatment, payment, and health care operations, and certain other disclosures (such as any you asked us to make). We’ll provide one accounting a year for free but will charge a reasonable, cost-based fee if you ask for another one within 12 months.

File a complaint if you feel your rights are violated

You can complain if you feel we have violated your rights by contacting the HIPAA Privacy Officer at (229) 433-6999 or submitting a written complaint to privacy.officer@sgmc.org.
You can file a complaint with the U.S. Department of Health and Human Services Office for Civil Rights by sending a letter to 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, calling 1-877-696-6775, or visiting www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/.
We will not retaliate against you for filing a complaint.

Your Choices:

For certain health information, you can tell us your choices about what we share. If you have a clear preference for how we share your information in the situations described below, talk to us. Tell us what you want us to do, and we will follow your instructions.

Unless you tell us otherwise:

We may share information with your family, close friends, or others involved in your care or payment for your care;
In the event of a disaster, we may share information in a disaster relief organization;
We may include your information in a hospital directory.

If you are not able to tell us your preference, for example if you are unconscious, we may go ahead and share your information if we believe it is in your best interest. We may also share your information when needed to lessen a serious and imminent threat to health or safety.

In these cases we never share your information unless you give us written permission:

Marketing purposes
Sale of your information
Most sharing of psychotherapy notes
- Substance use disorder counseling notes

In the case of fundraising:

We may contact you for fundraising efforts, but you can tell us not to contact you again or you may elect not to receive fundraising communications.

Our Uses and Disclosures:

How do we typically use or share your health information?

We typically use or share your health information in the following ways.

Treat you

We can use your health information and share it with other professionals who are treating you.

Example: A doctor treating you for an injury asks another doctor about your overall health condition.

Run our organization

We can use and share your health information to run our facility, improve your care, and contact you when necessary.

Example: We use health information about you to manage your treatment and services.

Bill for your services

We can use and share your health information to bill and get payment from health plans or other entities.

Example: We give information about you to your health insurance plan so it will pay for your services.

For Substance Use Disorder records, you may provide a single consent for all future uses or disclosures for treatment, payment, and healthcare operations.

How else can we use or share your health information?

We are allowed or required to share your information in other ways – usually in ways that contribute to the public good, such as public health and research. We have to meet many conditions in the law before we can share your information for these purposes. For more information, see: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/index.html.

Help with public health and safety issues

We can share health information about you for certain situations such as:

Preventing disease
Helping with product recalls
Reporting adverse reactions to medications
Reporting suspected abuse, neglect, or domestic violence
Preventing or reducing a serious threat to anyone’s health or safety
Sharing immunization records with educational institutions
Evaluating workplace injuries or illnesses

Do research

We can use or share your information for health research.

Comply with the law

We will share information about you if state or federal laws require it, including with the Department of Health and Human Services if it wants to see that we’re complying with federal privacy law. If the state law and federal law, including the laws that protect substance use disorder records conflict, we will comply with the more stringent law that provides greater privacy protection for you.

Respond to organ and tissue donation requests

We can share health information about you with organ procurement organizations.

Work with a medical examiner or funeral director.

We can share health information with a coroner, medical examiner, or funeral director when an individual dies.

Address workers’ compensation, law enforcement, and other government requests

We can use or share health information about you:
For workers’ compensation claims
For law enforcement purposes or with a law enforcement official
With health oversight agencies for activities authorized by law
For special government functions such as military, national security, and presidential protective services

Respond to lawsuits and legal actions

We can share health information about you in response to a court or administrative order, or in response to a subpoena.

Substance Use Disorder Records requested from us for legal proceedings or court orders shall not be used or disclosed in any civil, administrative, criminal, or legislative proceedings against the patient unless based on specific written consent or a court order. If there is a court order you have an opportunity to be heard by the court when required by law and any court order that authorizes the use or disclosure of your substance use disorder records must be accompanied by a subpoena or similar legal mandate compelling disclosure before the record is used or disclosed.

Health Information Exchanges (HIEs). We participate in health care exchanges that may make your health information available to other providers, health plans and health care clearinghouses for treatment or payment purposes. HIEs allow health care providers to share and receive information about patients. However, participation in the health information exchange is voluntary and you have the right to opt out. Please see the Ask us to limit what we use or share section above.

Our Responsibilities:

We are required by law to maintain the privacy and security of your protected health information.
We will let you know promptly if a breach of unsecured records occurs that may have compromised the privacy or security of your information.
We must follow the duties and privacy practices described in this notice and give you a copy of it.
We will not use or share your information other than as described here unless you tell us we can in writing. If you tell us we can, you may change your mind at any time. Let us know in writing if you change your mind.

We may disclose your information with your authorization or consent, but you have an opportunity to revoke the consent in writing, except to the extent that the substance use disorder records or other information was already disclosed based upon your prior authorization or consent.

For more information, you may contact our HIPAA Privacy Officer at (229) 433-6999 or email privacy.officer@sgmc.org or you may visit www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html.

Changes to the Terms of this Notice

We can change the terms of this notice, and the changes will apply to all information we have about you. The new notice will be available upon request, in our facilities, and on our web site.

Other Terms

Effective Date of this Notice: January 1, 2026.

This facility and the physicians and other health care providers who have clinical privileges/functions at this facility work together in an organized health care arrangement to provide medical services to you when you are a patient of this facility.

This facility and such physicians and other health care providers will share medical information that they collect from you at this facility as necessary to carry out treatment, payment, healthcare operations relating to the provision of care to patients at this facility.

You may Contact the HIPAA Privacy Officer, (229) 433-6999, privacy.officer@sgmc.org.

Su información. Sus derechos. Nuestras responsabilidades.

EN ESTE AVISO SE DESCRIBE:

• CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA.

• SUS DERECHOS CON RESPECTO A SU INFORMACIÓN MÉDICA.

• CÓMO PRESENTAR UN RECLAMO SOBRE UNA VIOLACIÓN DE LA PRIVACIDAD O LA SEGURIDAD DE SU INFORMACIÓN MÉDICA O DE SUS DERECHOS CON RESPECTO A SU INFORMACIÓN.

• TIENE DERECHO A RECIBIR UNA COPIA DE ESTE AVISO (EN PAPEL O EN FORMATO ELECTRÓNICO) Y A ANALIZARLO CON EL FUNCIONARIO DE PRIVACIDAD AL (229) 433-6999, o en privacy.officer@sgmc.org SI TIENE ALGUNA PREGUNTA.

REVÍSELO ATENTAMENTE.

Este aviso describe las prácticas de este centro y las de: todos los médicos y profesionales de atención médica que tienen privilegios clínicos; cualquier profesional de atención médica autorizado a ingresar información en su historia clínica; todos los departamentos, unidades o clínicas de este centro, ya sea que se encuentren en el campus del hospital o en otras ubicaciones; cualquier miembro de un grupo de voluntarios al que le permitimos ayudarlo mientras se encuentra en este centro; todos los empleados, el personal y otro personal del centro. Todas estas personas, entidades, centros y ubicaciones pueden compartir información médica entre sí para tratamiento, pago u operaciones, según se describe en este aviso.

Sus derechos:

Obtener una copia de este aviso de privacidad

Puede solicitar una copia impresa de este aviso en cualquier momento, incluso si aceptó recibir el aviso por vía electrónica. Le proporcionaremos una copia impresa a la brevedad.

Cuando se trata de su información médica, usted tiene ciertos derechos. En esta sección, se explican sus derechos y algunas de nuestras responsabilidades para brindarle ayuda.

Solicitar la confidencialidad de la comunicación

Puede pedirnos que nos comuniquemos con usted de cualquier manera específica (por ejemplo, al teléfono de su casa u oficina) o que le enviemos correo a una dirección diferente. Le diremos que “sí” a todas las solicitudes razonables.

Elegir a alguien para que lo represente

Si le otorgó a alguien un poder notarial médico o si tiene un tutor legal, esa persona puede ejercer sus derechos y tomar decisiones sobre su información médica.
Antes de tomar cualquier medida, nos aseguraremos de que la persona tenga esas facultades y pueda actuar en su nombre.

Pedirnos que limitemos la información que usamos o compartimos

Puede pedirnos que no usemos ni compartamos cierta información médica para fines de tratamiento, pago o para otras operaciones. No estamos obligados a aceptar su solicitud y podemos rechazarla si esto pudiese afectar su atención.
Si paga por un servicio o artículo de atención médica de su bolsillo en su totalidad, puede solicitarnos que no compartamos esa información con fines de pago o para nuestras operaciones con su aseguradora de salud. Aceptaremos la solicitud, a menos que una ley nos exija compartir esa información.
Puede optar por no participar en los intercambios de información médica (Health Information Exchanges, HIE). Si decide no participar en los HIE, su información médica no se compartirá entre proveedores de atención médica a través de un HIE, pero sus proveedores continuarán compartiendo información a través de métodos previamente establecidos, como teléfono, fax, correo o mediante una historia clínica electrónica.

Obtener una copia impresa o electrónica de su historia clínica

Puede solicitar ver u obtener una copia electrónica o impresa de su historia clínica y otra información médica que tengamos sobre usted. Pregúntenos cómo hacerlo.
Le proporcionaremos una copia o un resumen de su información médica, generalmente dentro de los 30 días posteriores a su solicitud. Es posible que cobremos una tarifa razonable en función del costo.

Pedirnos que corrijamos su historia clínica

Puede pedirnos que corrijamos la información médica sobre usted que considere incorrecta o incompleta. Pregúntenos cómo hacerlo.
Es posible que rechacemos su solicitud, pero le indicaremos el motivo por escrito en un plazo de 60 días.

Obtener una lista de las personas con las que hemos compartido información

Puede solicitar una lista (informe) de las veces que compartimos su información médica durante los seis años anteriores a la fecha en que se solicita, con quién la compartimos y por qué.
Incluiremos todas las divulgaciones, excepto las relacionadas con el tratamiento, el pago y las operaciones de atención médica, y algunas otras divulgaciones (por ejemplo, las solicitadas por usted). Le proporcionaremos una lista al año de forma gratuita, pero si solicita otra lista en un plazo de 12 meses, le cobraremos una tarifa razonable en función del costo.

Presentar una queja si cree que se violaron sus derechos

Puede presentar una queja si considera que hemos violado sus derechos comunicándose con el funcionario de privacidad de HIPAA

al (229) 433-6999 o enviando una queja por escrito a privacy .officer@sgmc.org.

Puede presentar una queja a la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos enviando una carta a

200.Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, llamando al 1-877-696-6775 o visitando www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/.

No tomaremos represalias en su contra por presentar una queja.

Sus opciones:

Para cierta información médica, puede indicarnos sus preferencias sobre lo que compartimos. Si tiene una preferencia clara sobre la forma en que compartimos su información en las situaciones que se describen a continuación, indíquenos cuál es. Indíquenos cómo prefiere que procedamos y seguiremos sus instrucciones.

A menos que nos indique lo contrario:

Compartamos información con su familia, amigos cercanos u otras personas involucradas en su atención o pago de su atención.
En caso de desastre, podemos compartir información en una organización de ayuda en caso ante desastres.
Es posible que incluyamos su información en un directorio de hospitales.

Si no puede decirnos su preferencia, por ejemplo, si está inconsciente, podemos seguir adelante y compartir su información si creemos que es lo mejor para usted. También podemos compartir su información cuando sea necesario para reducir una amenaza grave e inminente para la salud o la seguridad.

En estos casos, nunca compartiremos su información, a menos que nos dé permiso por escrito:

Con fines de marketing
Venta de su información
La mayoría de las notas de psicoterapia compartidas
Notas de asesoramiento sobre trastornos por consumo de sustancias

En el caso de recaudación de fondos:

Es posible que nos comuniquemos con usted para recaudar fondos, pero usted puede indicarnos que no lo contactemos nuevamente o puede optar por no recibir comunicaciones de recaudación de fondos.

Nuestros usos y divulgaciones:

¿Cómo solemos usar o compartir su información médica?

Por lo general, usamos o compartimos su información médica de las maneras que se describen a continuación.

Brindarle tratamiento

Podemos usar su información médica y compartirla con otros profesionales que le estén tratando.

Ejemplo: un médico que lo trata por una lesión le pregunta a otro médico sobre su estado de salud general.

Dirigir nuestra organización

Podemos usar y compartir su información médica para administrar nuestros centros, mejorar su atención y comunicarnos con usted cuando sea necesario.

Ejemplo: usamos su información médica para administrar su tratamiento y servicios.

Facturar sus servicios

Podemos usar y compartir su información médica para facturar y obtener pagos de planes de salud u otras entidades.

Ejemplo: facilitamos información sobre usted a su plan de seguro médico para que pague por sus servicios.

Para los registros de trastornos por uso de sustancias, puede proporcionar un único consentimiento para todos los usos o divulgaciones futuros para tratamiento, pago y operaciones de atención médica.

¿De qué otra manera podemos usar o compartir su información médica?

Se nos permite o se nos exige que compartamos su información de otras maneras, por lo general, de forma que contribuya al bien público, por

ejemplo, a la salud pública y la investigación. Tenemos que cumplir con muchas condiciones establecidas por la ley antes de que podamos compartir

su información con estos fines. Para obtener más información, consulte: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/index.html.

Ayudar con cuestiones de salud y seguridad públicas

Podemos compartir su información médica para ciertas situaciones, tales como:

Prevención de enfermedades
Ayudar con el retiro de productos del mercado
Notificar sobre reacciones adversas a los medicamentos
Denunciar sospechas de abuso, negligencia o violencia doméstica
Prevenir o reducir una amenaza grave para la salud o la seguridad de cualquier persona
Compartir los registros de vacunación con las instituciones educativas
Evaluación de lesiones o enfermedades en el lugar de trabajo

Llevar a cabo investigaciones

Podemos usar o compartir su información para la investigación médica.

Cumplir la ley

Compartiremos información sobre usted si las leyes estatales o federales así lo requieren, incluso con el Departamento de Salud y Servicios Humanos si desea comprobar que cumplimos con la ley federal de privacidad. Si la ley estatal y la ley federal, incluidas las leyes que protegen los registros de trastornos por uso de sustancias, entran en conflicto, cumpliremos con la ley más estricta que brinde mayor protección de la privacidad para usted.

Responder a solicitudes de donación de órganos y tejidos

Podemos compartir su información médica con organizaciones de obtención de órganos.

Colaborar con médicos forenses o directores de funerarias

Podemos compartir información médica con un médico forense o director de funeraria cuando una persona fallece.

Responder a solicitudes de indemnización por accidentes laborales, de las fuerzas de seguridad o de otros organismos públicos

Podemos usar o compartir su información médica:

Para reclamos de indemnización por accidentes laborales
Para fines policiales o con un funcionario policial.
Con los organismos de supervisión sanitaria para las actividades autorizadas por la ley.
Para funciones gubernamentales especiales, como servicio militar, seguridad nacional y servicios de protección presidencial.

Responder a demandas y acciones legales

Podemos compartir información médica sobre usted en respuesta a una orden judicial o administrativa, o en respuesta a una citación.

Los registros de trastornos por uso de sustancias que nos solicite para procedimientos legales u órdenes judiciales no se utilizarán ni divulgarán en ningún procedimiento civil, administrativo, penal o legislativo contra el paciente a menos que se basen en un consentimiento específico por escrito o una orden judicial. Si existe una orden judicial, usted tiene la oportunidad de ser escuchado por el tribunal cuando lo requiera la ley y cualquier orden judicial que autorice el uso o la divulgación de sus registros de trastornos por uso de sustancias debe estar acompañada de una citación o mandato legal similar que obligue a la divulgación antes de que se use o divulgue el registro.

Intercambio de información médica (HIE) Participamos en intercambios de atención médica que pueden poner su información médica a disposición de otros proveedores, planes de salud y centros de compensación de atención médica para fines de tratamiento o pago. Los HIE permiten a los proveedores de atención médica compartir y recibir información sobre los pacientes. Sin embargo, la participación en el intercambio de información médica es voluntaria y usted tiene derecho a excluirse del evento. Consulte la sección Pedirnos que limitemos la información que usamos o compartimos más arriba.

Nuestras responsabilidades:

La ley nos exige mantener la privacidad y la seguridad de su información médica protegida.
Le informaremos rápidamente si ocurre una violación de registros no seguros que pueda haber comprometido la privacidad o seguridad de su información.
Debemos cumplir con las obligaciones y las prácticas de privacidad descritas en este aviso y entregarle una copia del este.
No utilizaremos ni compartiremos su información de forma distinta a la aquí descrita, a menos que usted nos indique por escrito que podemos hacerlo. Si lo hace, puede cambiar de opinión en cualquier momento. Háganos saber por escrito si cambia de opinión.

Podemos divulgar su información con su autorización o consentimiento, pero usted tiene la oportunidad de revocar el consentimiento por escrito, excepto en la medida en que los registros de trastornos por uso de sustancias u otra información ya se hayan divulgado con base en su autorización o consentimiento previo.

Para obtener más información, puede comunicarse con nuestro funcionario de privacidad de HIPAA al (229) 433-6999 o enviar un correo electrónico a privacy.officer@sgmc.org o puede visitar www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html.

Cambios en los términos de este Aviso

Podemos cambiar los términos de este aviso, y los cambios se aplicarán a toda la información que tengamos sobre usted. El nuevo aviso estará disponible, previa solicitud, en nuestros centros y en nuestro sitio web.

Otros términos

Fecha de entrada en vigor de este aviso: 1 de enero de 2026.
Este centro y los médicos y otros proveedores de atención médica que tienen atribuciones/funciones clínicas en este centro trabajan juntos en un acuerdo de atención médica organizado para proporcionarle servicios médicos a usted cuando es paciente de este centro.
Este centro y dichos médicos y otros proveedores de atención médica compartirán la información médica que recopilen de usted en este centro según sea necesario para llevar a cabo el tratamiento, el pago y las operaciones de atención médica relacionadas con la prestación de atención a los pacientes en este centro.

Puede comunicarse con el funcionario de privacidad de HIPAA al (229) 433-6999, o en privacy .officer@sgmc.org.